Δεν χρειάζεται να έχεις μεταπτυχιακό στα οικονομικά ή να είσαι CFO για να καταλάβεις πως τα λειτουργικά έξοδα “τρώνε” σιγά-σιγά το κέρδος μιας επιχείρησης.
Ειδικά σήμερα, που τα πάντα ακριβαίνουν, το “cutting costs” δεν γίνεται να μένει στη θεωρία, ούτε να αντιμετωπίζεται σαν κάτι που κάνεις μια φορά και τέλος. Πρόκειται για ένα κομμάτι της δουλειάς που πρέπει να δεις σοβαρά, στρατηγικά και συστηματικά, να το δουλεύεις συνεχώς, εξασφαλίζοντας ταυτόχρονα ότι δεν μειώνεται η ποιότητα ή η απόδοση της εταιρείας.
Πάμε να δούμε μερικά tips για να κάνεις το business efficiency πράξη.
1. Ενεργειακή αναβάθμιση
Τα πάγια έξοδα μιας επιχείρησης για θέρμανση/ψύξη και λειτουργία (υπολογιστές, μηχανήματα κ.α.) είναι το μεγαλύτερο αγκάθι γι’ αυτό ξεκίνα από τα βασικά: το ρεύμα. Αρχικά κάνε έρευνα αγοράς για να βρεις το πρόγραμμα που σε συμφέρει – πολλοί πάροχοι έχουν συνδυαστικά πακέτα για ρεύμα και αέριο για επαγγελματίες με εκπτώσεις για e-bill και πάγια εντολή μεταξύ άλλων, οπότε δες τι σε συμφέρει μακροπρόθεσμα.
Οι ενεργοβόρες συσκευές (παλιές οθόνες, ψύκτες, air condition) καταναλώνουν περισσότερο ρεύμα απ’ όσο φαντάζεσαι. Αν τις αντικαταστήσεις με μοντέλα ενεργειακής κλάσης Α, η διαφορά θα φανεί αμέσως στον λογαριασμό. Βάλε και μερικές έξυπνες πρίζες ή αισθητήρες κίνησης για να σβήνουν τα φώτα μόνα τους, και θα έχεις εξοικονόμηση χωρίς καν να το σκέφτεσαι.
2. Ευέλικτη εργασία και τηλεργασία
Δες τη σφαιρική εικόνα: δεν υπάρχει κανένας απολύτως λόγος να είναι όλοι οι υπάλληλοι κάθε μέρα στο γραφείο. Με ένα υβριδικό μοντέλο έχεις απτά αποτελέσματα, άμεσα: μειώνεις κατανάλωση ρεύματος, καθαριότητας και εξόδων γραφείου. Μπορείς μάλιστα να “μετακομίσεις” και σε μικρότερα γραφεία για να μειώσεις ακόμα περισσότερο τα πάγια έξοδα, όπως το ενοίκιο.
Το καλύτερο; Και οι εργαζόμενοι είναι πιο ευχαριστημένοι, άρα και πιο παραγωγικοί. Αν φοβάσαι ότι “θα χαθεί η επικοινωνία”, απλώς καθιέρωσε μια μέρα γραφείου για brainstorming και team sync. Win-win.
3. Αυτοματισμοί και ψηφιακά εργαλεία
Εργαλεία όπως το Asana, το Trello ή το Notion μπορούν να σε σώσουν από χαμένες ώρες συντονισμού και διαδικαστικών πήγαινε-έλα. Και για τα οικονομικά, υπάρχουν apps που τιμολογούν, υπολογίζουν και στέλνουν reports αυτόματα. Μπορείς σήμερα κιόλας να κάνεις μια έρευνα αγοράς για να δεις ποιο εργαλείο ταιριάζει στις διαδικασίες της εταιρείας σου και έτσι να επωφεληθείς από λιγότερο admin work και περισσότερο focus σε αυτό που φέρνει έσοδα.
Φυσικά όλα αυτά έχουν νόημα μόνο αν η ομάδα σου όντως τα χρησιμοποιεί. Αν πληρώνεις συνδρομές σε cloud υπηρεσίες και εργαλεία που δεν θυμάσαι πότε χρησιμοποίησες τελευταία φορά, μάλλον ήρθε η ώρα να κάνεις ξεκαθάρισμα. Το “subscription creep” είναι πραγματικό φαινόμενο. Πληρώνεις για software που κάποτε χρειάστηκες αλλά τώρα απλώς ανανεώνεται μόνο του κάθε μήνα. Κάνε μια λίστα με όλες τις συνδρομές σου και κράτα μόνο όσες χρησιμοποιούνται πάνω από δύο φορές την εβδομάδα. Οι υπόλοιπες; Cancel χωρίς ενοχές.
4. Εκπαίδευση προσωπικού και σωστή χρήση πόρων
Μπορεί να έχεις τα καλύτερα συστήματα, αλλά αν οι άνθρωποί σου δεν τα χρησιμοποιούν σωστά, χάνεις χρήματα. Τι χρειάζεται σε αυτή την περίπτωση; Μια σύντομη εσωτερική εκπαίδευση. Επικοινώνησε στο προσωπικό πώς να χρησιμοποιούν όλα αυτά τα εργαλεία που διαθέτετε ως εταιρεία, αλλά και πιο πρακτικά θέματα, όπως το πώς να ρυθμίζουν τον κλιματισμό, να μην αφήνουν υπολογιστές ανοιχτούς, να εκτυπώνουν λιγότερο. Μικρά πράγματα που, αθροιστικά, κάνουν μεγάλη διαφορά.
Τέλος, δες όντως αν το προσωπικό που έχεις το χρειάζεσαι. Σε καμία περίπτωση δεν μιλάμε για μαζικές απολύσεις, αλλά από την άλλη… δεν χρειάζεται να έχεις μόνιμο υπάλληλο για κάθε ειδικότητα. Μπορείς ας πούμε να αναθέσεις εξειδικευμένα tasks σε freelancers ή agencies, κάτι που είναι πιο ευέλικτο, πιο οικονομικό και μπορείς να το επιλέγεις και ανά project. Γενικά μιλώντας, το outsourcing μειώνει πάγια έξοδα και αυξάνει την αποδοτικότητα, οπότε δες αν σε κάποια περίπτωση σε συμφέρει.
Καμία επιχείρηση και σε κανέναν κλάδο δεν χρειάζεται να κόψει… τα πάντα για να εξοικονομήσει χρήματα. Χρειάζεται απλώς να δει καθαρά πού πάνε τα λεφτά και να αρχίσει με μικρές, λογικές αλλαγές.
Αν λοιπόν νιώθεις πως η επιχείρησή σου χρειάζεται λίγο “detox”, ξεκίνα σήμερα. Οι αλλαγές που φαίνονται μικρές, συχνά κάνουν τη μεγαλύτερη διαφορά.
